Wie Arclane weiß, in welchem Monat sich ein Projekt trägt
Eine Softwareagentur, deren Umsatz in Meilensteinen kommt und deren Kosten jeden Tag laufen. Arclane hat die Buchhaltung verbunden und plant Entwicklerkapazität jetzt gegen eine Cash-Kurve, in der jeder unterschriebene Meilenstein bereits steht.
Die Ergebnisse
12 Monate
Cash-Sicht
Tagesgenau
Meilenstein-Zahlungen
1
Plan für jedes Projekt
“Wir wissen, in welchem Monat sich ein Projekt wirklich trägt – bevor wir es unterschreiben.”
Founder, Arclane
Arclane baut individuelle Anwendungen und Websites für Kunden. Ein gutes Geschäft mit einer unbequemen Form: Der Umsatz kommt in wenigen Brocken – Kickoff, Meilenstein, Übergabe – und die Kosten, ihn zu produzieren, laufen jeden einzelnen Tag, ob in der Woche etwas fakturiert wurde oder nicht.
Genau diese Verschiebung ist das Problem. Ein Projekt kann auf dem Papier profitabel sein und trotzdem der Grund dafür, dass es im März eng wird – weil die Arbeit im Januar und Februar passiert ist und das Geld im April kommt. Der Auslastungsreport zeigt das nicht. Der Kontostand auch nicht, denn er zeigt heute.
Gehälter werden in Tagen bezahlt, Projektumsatz in Meilensteinen – und nichts auf dem Schreibtisch hat die beiden auf einem Kalender nebeneinandergelegt.
Was verbunden wurde
Zuerst die Buchhaltung. Buchungen kommen bereits kontiert an, es muss nichts von Hand kategorisiert werden, und der Plan arbeitet am Ende mit denselben Zahlen wie der Steuerberater.
- Buchhaltung – Ist-Zahlen, Abgrenzungen und offene Posten, inklusive der bereits gestellten, aber noch nicht bezahlten Kundenrechnungen.
- Banking – die tatsächlichen Salden, auf denen der Forecast aufsetzt, damit die Kurve dort beginnt, wo das Geld wirklich steht.
- Projekte und Team – unterschriebene Projekte mit ihren Meilensteinen und die Entwicklergehälter, die darunter laufen.
Der erste brauchbare Forecast stand noch am selben Nachmittag. Niemand hat ein Modell gebaut – die Kontenstruktur war bereits die Struktur des Plans.
Wie ein Projekt heute geplant wird
Ein Projekt ist keine Zahl in einer Pipeline mehr. Es ist eine Reihe datierter Meilensteine mit Zahlungszielen dahinter: Ein am 20. gestellter Meilenstein mit 14 Tagen netto landet Anfang des Folgemonats in der Cash-Kurve – nicht in dem Monat, in dem die Arbeit passiert ist. Die Personalkosten laufen tagesgenau darunter. Die Lücke dazwischen ist sichtbar statt spürbar.
Was das im Moment der Entscheidung ändert:
| Vorher | Mit Foreqast | |
|---|---|---|
| Zahl zur Entscheidung | Kontostand heute | Cash-Position am Zahlungstag |
| Projektumsatz | Im Monat des Abschlusses | Datiert auf die Zahlung je Meilenstein |
| Personalkosten | Eine Zeile pro Monat | Tagesgenau in derselben Kurve |
| Horizont | Bis Quartalsende | 12 Monate, rollierend |
Wir wissen, in welchem Monat sich ein Projekt wirklich trägt – bevor wir es unterschreiben.
Der zweite Effekt: die nächste Einstellung
Die Meilenstein-Timings waren der Grund für den Start. Beim Hiring hat sich das Modell ein zweites Mal bezahlt gemacht. Eine weitere Entwicklerin ist eine Entscheidung mit langem Nachlauf – Recruiting, Kündigungsfrist, Einarbeitung – und die Kosten beginnen Monate, bevor aus der zusätzlichen Kapazität eine bezahlte Rechnung wird.
Statt zu warten, bis sich die Pipeline sicher genug anfühlt, kann Arclane die Einstellung mit einem Startdatum in den Simulator legen, sich die Delle ansehen und prüfen, ob der Tiefpunkt mit den bereits unterschriebenen Meilensteinen trägt. Wenn nicht, lautet die Antwort nicht „nein“, sondern ein späteres Startdatum – und der Plan sagt, welches.
Nicht, dass der Forecast auf den Euro genau stimmt – das tut kein Forecast. Geändert hat sich, dass die beiden Entscheidungen, die in dieser Agentur das meiste Geld bewegen – ein Projekt annehmen und eine Person einstellen – jetzt gegen dasselbe Modell fallen, an den Tagen, an denen das Geld tatsächlich fließt.
Wo sie heute stehen
Die Projektplanung berücksichtigt jetzt den Zahlungstag, Einstellungen fallen gegen einen sichtbaren Boden statt gegen ein Gefühl, und der quartalsweise Excel-Neubau ist weg. Der Forecast aktualisiert sich bei jedem Sync selbst.
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