Wie PLECOM das eigene Geld von den Ad-Budgets der Kunden trennt

PLECOM baut und betreibt Online-Shops für E-Commerce-Unternehmen – aus Stralsund in Mecklenburg-Vorpommern. Über dasselbe Konto laufen zwei Arten von Umsatz: monatliche Retainer, die beruhigend stabil aussehen, und Shop-Projekte, die in Brocken kommen. Und eine dritte Art Geld läuft mit, die gar kein Umsatz ist – die Ad-Budgets, die für Kunden ausgesteuert, zuerst bezahlt und später weiterberechnet werden.

Genau das macht den Kontostand zu einer schlechten Planungszahl. Ein Teil dessen, was an einem beliebigen Morgen auf dem Konto liegt, ist Mediabudget eines Kunden, das noch rausgeht. Ein anderer Teil ist eine Vorauszahlung für Arbeit, die noch geleistet werden muss. Beides sieht aus wie Spielraum.

Was verbunden wurde

Zuerst die Buchhaltung, dann das Banking. Buchungen kommen bereits kontiert an, es muss nichts von Hand kategorisiert werden, und der Plan arbeitet am Ende mit denselben Zahlen wie der Steuerberater.

• Buchhaltung – Ist-Zahlen, Abgrenzungen und offene Posten, inklusive gestellter, aber noch nicht bezahlter Kundenrechnungen.
• Banking – die tatsächlichen Salden, auf denen der Forecast aufsetzt.
• Team und Tools – Gehälter, Freelancer und die Lizenzen, die mit der Zahl der betreuten Shops mitwachsen.

Der erste brauchbare Forecast stand nach rund zwanzig Minuten. Niemand hat ein Modell gebaut – die Kontenstruktur war bereits die Struktur des Plans.

Wie der Monat heute geplant wird

Jeder Retainer ist eine geplante Zeile mit eigenem Startdatum und Zahlungsziel – ein kündigender Kunde ist damit eine Änderung mit Datum statt ein Loch, das später auffällt. Shop-Projekte sind auf ihre Meilensteine datiert. Und der durchlaufende Ad-Spend wird als das geplant, was er ist: ein Abfluss an dem Tag, an dem die Plattform abbucht, und ein Zufluss, wenn der Kunde zahlt – mit der Lücke dazwischen sichtbar, statt still aus der eigenen Liquidität finanziert.

Was das im Moment der Entscheidung ändert:

Ein Teil des Geldes auf unserem Konto war nie unseres – der Plan zeigt das jetzt, bevor wir es ausgeben.

Der zweite Effekt: Kapazität

Das durchlaufende Mediabudget war der Grund für den Start. Bei der Kapazität hat sich das Modell ein zweites Mal bezahlt gemacht. Jeder neue betreute Shop ist wiederkehrender Umsatz und wiederkehrende Stunden zugleich – und die Stunden müssen irgendwoher kommen: aus einer Einstellung oder von einem Freelancer zum höheren Satz.

Statt das nach Gefühl zu entscheiden, wenn das Team längst überlastet ist, kann PLECOM die nächste Einstellung mit Startdatum in den Simulator legen, gegen die bereits unterschriebenen Retainer rechnen und sehen, ob der entstehende Tiefpunkt noch trägt. Die Freelancer-Variante geht genauso hinein – so werden beide auf einer Kurve verglichen statt in zwei Bauchgefühlen.

Wo sie heute stehen

Mediabudgets der Kunden schönen den Saldo nicht mehr, Retainer-Änderungen werden mit Datum geplant, und der monatliche Excel-Neubau ist weg. Der Forecast aktualisiert sich bei jedem Sync selbst.