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Projektkalkulation Vorlage Excel — Projektmarge, kostenlos
Eine Spalte je Projekt: Budget, kalkulierte Stunden, gebuchte Stunden und die internen Kosten dahinter. Am Ende steht die Zahl, über die jede Agentur streitet — der realisierte Stundensatz, nicht der auf der Preisliste.
Der Download
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Download: Projektkalkulation & Projektmarge
- Kalkulierte gegen gebuchte Stunden, je Projekt
- Interner Stundensatz statt Verkaufssatz
- Freelancer und Lizenzen als eigene Kostenzeile
- Marge in Euro, in Prozent und als realisierter Stundensatz
Keine E-Mail, keine Anmeldung. Formeln bereits verknüpft.
Die Vorlage selbst
- Kalkulierte gegen gebuchte Stunden, je Projekt
- Interner Stundensatz statt Verkaufssatz
- Freelancer und Lizenzen als eigene Kostenzeile
- Marge in Euro, in Prozent und als realisierter Stundensatz
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Projektkalkulation & Projektmarge | |||||||||||||
| 2 | Blaue Zellen ausfüllen — alle anderen Zellen sind Formeln und rechnen sich selbst. foreqast.app | |||||||||||||
| 3 | Projekt A | Projekt B | Projekt C | Projekt D | Projekt E | |||||||||
| 4 | ||||||||||||||
| 5 | 24.000 € | 8.500 € | 46.000 € | 12.500 € | 31.000 € | |||||||||
| 6 | 180 | 70 | 340 | 95 | 240 | |||||||||
| 7 | 133,33 € | 121,43 € | 135,29 € | 131,58 € | 129,17 € | |||||||||
| 8 | ||||||||||||||
| 9 | 214 | 68 | 402 | 131 | 236 | |||||||||
| 10 | 62,00 € | 62,00 € | 62,00 € | 62,00 € | 62,00 € | |||||||||
| 11 | 13.268 € | 4.216 € | 24.924 € | 8.122 € | 14.632 € | |||||||||
| 12 | 3.200 € | 0 € | 9.400 € | 1.800 € | 2.600 € | |||||||||
| 13 | 16.468 € | 4.216 € | 34.324 € | 9.922 € | 17.232 € | |||||||||
| 14 | ||||||||||||||
| 15 | 7.532 € | 4.284 € | 11.676 € | 2.578 € | 13.768 € | |||||||||
| 16 | 31,4 % | 50,4 % | 25,4 % | 20,6 % | 44,4 % | |||||||||
| 17 | 112,15 € | 125,00 € | 114,43 € | 95,42 € | 131,36 € | |||||||||
| 18 | 34 | -2 | 62 | 36 | -4 | |||||||||
Die blauen Zellen füllst du aus. Jede andere Zelle ist eine Formel und rechnet sich selbst.
So nutzt du sie
- 1
Nimm den internen Kostensatz, nicht den Verkaufssatz
Vollkosten aus Gehalt, Arbeitgeberanteil, Urlaub und nicht abrechenbarer Zeit, geteilt durch die wirklich verfügbaren Stunden. Bei den meisten Agenturen liegt das zwischen 55 € und 80 €.
- 2
Buch jede Stunde, auch die, die du nicht abrechnest
Korrekturschleifen, Calls, die zusätzliche Konzeptrunde. Nicht gebuchte Stunden sind keine unbezahlten Stunden — sie verschwinden nur aus der Margenrechnung.
- 3
Vergleich den realisierten Satz mit deinem Ziel
Budget ÷ gebuchte Stunden ist der Satz, den du wirklich bekommen hast. Gegen deine Preisliste gehalten ist er das klarste Maß dafür, wie gut du scopest.
- 4
Lies die Überschreitungszeile über alle Projekte
Ein überzogenes Projekt ist ein Projekt. Alle Projekte rund ein Fünftel über Plan sind ein Preisproblem — und das löst man im Angebot, nicht in der Umsetzung.
Ein Rechenbeispiel
Ein Projekt, das Geld verdient und den Satz verloren hat
- Projekt C — Budget
- 46.000 €
- Kalkulierter Stundensatz
- 135,29 €
- Gebuchte gegen kalkulierte Stunden
- 402 statt 340
- Projektmarge
- 11.676 €
- Realisierter Stundensatz
- 114,43 €
Das Projekt ist profitabel — 11.676 €, 25 % Marge. Aber 62 Stunden Überschreitung haben 21 € pro Stunde vom Satz genommen, allein bei diesem Projekt 8.400 €. Übers Jahr über alle Projekte ist das ein volles Gehalt — unsichtbar, weil jedes einzelne Projekt „Geld verdient“ hat.
Die häufigsten Fehler
Stunden zum Verkaufssatz kalkulieren
Mit 135 € als Kosten je Stunde sieht jedes Projekt nach Verlust aus. Die Kosten einer Stunde sind das, was du zahlst — nicht das, was du dafür nimmst.
Freelancer nicht dem Projekt zuordnen
Eine Freelancer-Rechnung über 9.400 €, die auf „Fremdleistungen“ im Unternehmen läuft, überschätzt die Projektmarge um zwanzig Punkte.
Erst nach Projektende rechnen
Bei 60 % der Stunden und 30 % der Leistung kann man noch etwas tun. Nach der Schlussrechnung nicht mehr.
Wo die Vorlage aufhört
Sie kennt deine Kapazität nicht
30 % Marge auf jedem Projekt verlieren trotzdem Geld, wenn das halbe Team nicht ausgelastet ist. Projektmarge und Auslastung sind zwei verschiedene Fragen.
Auslastungs-RechnerDie Stunden müssen von Hand aus der Zeiterfassung
Jedes Projekt, jede Woche, exportiert und eingefügt. Deshalb werden Projektkalkulationen meistens genau einmal ausgefüllt — am Ende.
Sie sagt nichts darüber, wann das Geld kommt
Ein profitables Projekt, das nach Abnahme mit 30 Tagen Ziel abgerechnet wird, sind vier Monate Personalkosten, die du selbst vorfinanzierst.
13-Wochen-LiquiditätsplanungWas nach der Tabelle kommt
ProjektrentabilitätGebuchte Stunden gegen fixe Personalkosten, Projekt für Projekt — ohne jeden Montag das Zeiterfassungs-Tool zu exportieren.Rechner