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Umsatzplanung Agentur: Excel-Vorlage — kostenlos
Retainer in einem Block, Projekte im anderen, dazu der Anteil beider am Mix. Entscheidend ist die unterste Zeile: Wie viel Prozent deiner fixen Personalkosten sind gedeckt, bevor ein einziges Projekt gewonnen ist.
Der Download
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Download: Retainer- vs. Projektumsatz
- Retainer-Kunden × Monatspauschale, Monat für Monat
- Projektumsatz im Monat der Abrechnung
- Der Retainer-Anteil am Mix, in Prozent
- Personalkostendeckung: was der wiederkehrende Umsatz trägt
Keine E-Mail, keine Anmeldung. Formeln bereits verknüpft.
Die Vorlage selbst
- Retainer-Kunden × Monatspauschale, Monat für Monat
- Projektumsatz im Monat der Abrechnung
- Der Retainer-Anteil am Mix, in Prozent
- Personalkostendeckung: was der wiederkehrende Umsatz trägt
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Retainer- vs. Projektumsatz | |||||||||||||
| 2 | Blaue Zellen ausfüllen — alle anderen Zellen sind Formeln und rechnen sich selbst. foreqast.app | |||||||||||||
| 3 | Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez | ||
| 4 | ||||||||||||||
| 5 | 6 | 6 | 7 | 7 | 7 | 8 | 8 | 7 | 7 | 8 | 9 | 9 | ||
| 6 | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | 4.200 € | ||
| 7 | 25.200 € | 25.200 € | 29.400 € | 29.400 € | 29.400 € | 33.600 € | 33.600 € | 29.400 € | 29.400 € | 33.600 € | 37.800 € | 37.800 € | ||
| 8 | ||||||||||||||
| 9 | 2 | 1 | 3 | 2 | 2 | 3 | 1 | 1 | 3 | 2 | 4 | 2 | ||
| 10 | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 18.500 € | ||
| 11 | 37.000 € | 18.500 € | 55.500 € | 37.000 € | 37.000 € | 55.500 € | 18.500 € | 18.500 € | 55.500 € | 37.000 € | 74.000 € | 37.000 € | ||
| 12 | ||||||||||||||
| 13 | 62.200 € | 43.700 € | 84.900 € | 66.400 € | 66.400 € | 89.100 € | 52.100 € | 47.900 € | 84.900 € | 70.600 € | 111.800 € | 74.800 € | ||
| 14 | 40,5 % | 57,7 % | 34,6 % | 44,3 % | 44,3 % | 37,7 % | 64,5 % | 61,4 % | 34,6 % | 47,6 % | 33,8 % | 50,5 % | ||
| 15 | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | 46.000 € | ||
| 16 | 6.000 € | 3.000 € | 9.000 € | 6.000 € | 6.000 € | 11.000 € | 4.000 € | 3.000 € | 10.000 € | 7.000 € | 14.000 € | 6.000 € | ||
| 17 | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | 7.800 € | ||
| 18 | 2.400 € | -13.100 € | 22.100 € | 6.600 € | 6.600 € | 24.300 € | -5.700 € | -8.900 € | 21.100 € | 9.800 € | 44.000 € | 15.000 € | ||
| 19 | 54,8 % | 54,8 % | 63,9 % | 63,9 % | 63,9 % | 73,0 % | 73,0 % | 63,9 % | 63,9 % | 73,0 % | 82,2 % | 82,2 % | ||
Die blauen Zellen füllst du aus. Jede andere Zelle ist eine Formel und rechnet sich selbst.
So nutzt du sie
- 1
Zähl nur unterschriebene Retainer
Ein Kunde, der „bald auf Retainer geht“, ist Projektumsatz. Der ganze Wert dieser Zeile ist, dass sie der Umsatz ist, gegen den du Personal planen kannst.
- 2
Setz Projekte in den Monat der Abrechnung
Nicht in den Monat der Unterschrift und nicht gleichmäßig über die Umsetzung. Ein Projekt, das bei Abnahme abgerechnet wird, ist ein Klumpen in einer Spalte — und genau darum geht es.
- 3
Halte Freelancer getrennt von den Personalkosten
Freelancer skalieren mit der Arbeit, Personalkosten nicht. Beides zu mischen lässt die Fixkostenbasis flexibel aussehen — obwohl sie genau das nicht ist.
- 4
Lies die Deckungszeile
Retainer-Umsatz ÷ Personalkosten. Unter 60 % lebst du von Pitch zu Pitch; über 100 % übersteht die Agentur ein ruhiges Quartal ohne Gespräche über Kündigungen.
Ein Rechenbeispiel
Ein gutes Jahr mit zwei beängstigenden Monaten
- August — Retainer-Umsatz
- 29.400 €
- August — Projektumsatz
- 18.500 €
- August — Personalkosten
- 46.000 €
- August — Agenturmarge
- -8.900 €
- Personalkosten durch Retainer gedeckt
- 63,9 %
Retainer decken 64 % der Personalkosten, jeder Monat braucht also mindestens ein Projekt für die schwarze Null. Der August hat eines — und verliert trotzdem 8.900 €, weil Personal, Miete und Freelancer keinen Sommer machen. Die Lösung ist kein besserer August, sondern ein siebter Retainer.
Die häufigsten Fehler
Projektumsatz über die Umsetzung verteilen
Es glättet genau die Ausschläge, für die du die Datei gebaut hast — und lässt ein klumpiges Jahr gleichmäßig aussehen.
Umsatz zählen, der nicht unterschrieben ist
Eine gewichtete Pipeline gehört in den Vertriebsforecast, nicht in den Plan, gegen den du Personal aufbaust. Plane auf Unterschriebenes und hoffe auf den Rest.
Vergessen, dass ein Retainer kündbar ist
Drei Monate Kündigungsfrist heißt: Dein wiederkehrender Umsatz hat einen Boden von drei Monaten, keinen unbefristeten. Rechne durch, was passiert, wenn der größte geht.
Wo die Vorlage aufhört
Sie weiß nicht, ob du es liefern kannst
Sieben Retainer und vier Projekte in einem Monat passen vielleicht schlicht nicht in die Teamstunden — und Umsatz, den du nicht lieferst, verlierst du doppelt.
Auslastungs-RechnerAbgerechnet ist nicht bezahlt
Ein Projekt über 18.500 €, im August mit 30 Tagen Ziel abgerechnet, ist Geld vom September — und die Löhne warten nicht.
13-Wochen-LiquiditätsplanungSie ist so aktuell wie dein letzter Abend damit
Jede Zahl hier ist eingetippt. Der Monat, den du überspringst, ist der Monat, in dem die Datei aufhört, dein Unternehmen zu beschreiben — und sie sagt es dir nicht.
Was nach der Tabelle kommt
Kundenverlust simulierenNimm den größten Kunden raus und sieh, was bleibt — in Cash, pro Monat, an den Tagen, an denen es wirklich passiert.Rechner